Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is E.L.G.A. SRL, die de winkel Metal Memory en de website metalmemory.be exploiteert:

  • zetel: Tervurenlaan 437 bus 3, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, België;
  • ondernemingsnummer (KBO): 0657.750.862; btw: BE0657750862;
  • e-mail: info@metalmemory.be;
  • telefoon: +32 490 461 885;
  • contactformulier: pagina « Contact » van de website.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen, omdat wij daartoe niet verplicht zijn (artikel 37 van de AVG). Voor elke vraag over uw gegevens kunt u schrijven naar info@metalmemory.be.

Dit beleid is van toepassing op klanten (consumenten en professionelen), bezoekers van de website, personen die ons schrijven en abonnees van onze nieuwsbrief.

2. Welke gegevens verwerken wij, waarom, op welke grondslag en hoe lang?

Doeleinde Gegevens Rechtsgrond (art. 6 AVG) Bewaartermijn
Uw bestelling verwerken, vervaardigen en leveren Naam, leverings- en factuuradressen, e-mail, telefoon (indien verstrekt), bestelde artikelen, formaat en afwerking, RAL-referentie van een Custom-afwerking, leveringswijze, geschiedenis van de bestelling Uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) Tijdens de uitvoering van de bestelling, daarna volgens de hieronder vermelde regels « Garantie » en « Boekhouding »
Betaling (kaart, Bancontact, Apple Pay, Google Pay, Klarna, overschrijving) Gekozen betaalmiddel, bedrag, status en referentie van de transactie; bij een overschrijving: naam van de houder en nummer van de gedebiteerde rekening; bij Klarna: de gegevens die nodig zijn voor uw betalingsaanvraag, doorgegeven aan Klarna (sectie 6). Wij ontvangen nooit de volledige gegevens van uw kaart, noch de details van de beoordeling door Klarna Uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) 7 jaar (boekhoudkundige stukken, zie hieronder)
Boekhouding, facturatie en fiscale verplichtingen Facturatie- en bestelgegevens, facturen, creditnota's, terugbetalingen Wettelijke verplichting (6.1.c): boekhoudrecht (Wetboek van economisch recht) en fiscaal recht (BTW-Wetboek, art. 60; WIB 92, art. 315) 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het betrokken boekjaar (facturen: vanaf 1 januari na hun uitgiftedatum)
Professionele klanten: toepassing van de btw-regeling (intracommunautaire verlegging) en factuur op naam van de vennootschap Naam van de vennootschap, btw-nummer, resultaat en datum van de controle van het nummer in het Europese VIES-systeem, leveringsadres in een andere lidstaat, naam van de contactpersoon Wettelijke verplichting (6.1.c): bewijs van de voorwaarden voor de btw-vrijstelling; uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) 7 jaar, zoals de boekhoudkundige stukken
Online herroeping (knop « Hier de overeenkomst herroepen ») Zie sectie 5 Wettelijke verplichting (6.1.c) 6 jaar na de verklaring, daarna verwijdering
Wettelijke conformiteitsgarantie, commerciële garantie van 5 jaar en klachten Bestelgegevens, beschrijving van het probleem, foto's, correspondentie met u Wettelijke verplichting (6.1.c) voor de wettelijke garantie; uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) voor de commerciële garantie 6 jaar na de levering (einde van de commerciële garantie van 5 jaar, plus 1 jaar); langer bij een lopend geschil, tot de definitieve afsluiting ervan
Uw vragen beantwoorden (e-mail, contactformulier, berichten) Naam, e-mail, telefoon (indien verstrekt), inhoud van het bericht Precontractuele maatregelen of uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) indien uw bericht over een bestelling gaat; anders gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (6.1.f) 3 jaar na de laatste uitwisseling, tenzij het bericht onder een andere regel valt (garantie, herroeping, boekhouding)
Klantenaccount (facultatief) E-mail, naam, opgeslagen adressen, geschiedenis van de bestellingen Uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) Tot de verwijdering van het account (op verzoek via info@metalmemory.be) of na 3 jaar zonder aanmelding of bestelling. De bestelgegevens blijven bewaard volgens de regel « Boekhouding »
Nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail (enkel indien u zich hebt ingeschreven) E-mail, taal, datum en wijze van inschrijving, bewijs van de toestemming, openingen en klikken Toestemming (6.1.a), overeenkomstig art. XII.13 van het Wetboek van economisch recht. Wij sturen geen enkele promotionele e-mail zonder uw inschrijving, ook niet naar onze klanten Tot de intrekking van uw toestemming (afmeldlink in elke e-mail), of na 3 jaar zonder openen of klikken. Het bewijs van de toestemming en van de intrekking ervan wordt nog 3 jaar bewaard, om ze te kunnen aantonen
Beveiliging van de website en fraudepreventie IP-adres, gegevens van het toestel en de browser, bestel- en betaalgegevens, risico-indicatoren van Shopify Gerechtvaardigd belang (6.1.f): de winkel, onze klanten en onszelf beschermen tegen betalingsfraude Duur van de betrokken bestelling; bij bewezen fraude of geschil, tot de definitieve afsluiting ervan
Technische werking van de website Strikt noodzakelijke cookies (sectie 4) Gerechtvaardigd belang (6.1.f) om de website en de door u gevraagde dienst te leveren; voor deze cookies is geen toestemming vereist (art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018) Zie sectie 4
Statistieken en marketing van Shopify (enkel indien u ze in de cookiebanner aanvaardt) Navigatiegegevens en cookie-identificatoren (sectie 4) Toestemming (6.1.a) en art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018 Tot de intrekking van uw toestemming, en ten hoogste gedurende de levensduur van elke cookie (sectie 4)
Verdediging van onze rechten bij een geschil Gegevens die nuttig zijn voor het geschil Gerechtvaardigd belang (6.1.f): onze rechten in rechte vaststellen, uitoefenen of verdedigen Tot de definitieve afsluiting van het geschil (definitieve beslissing of einde van de verjaringstermijn)

Onze gerechtvaardigde belangen (art. 6.1.f) zijn: antwoorden aan personen die contact met ons opnemen, de werking en de beveiliging van de winkel verzekeren, betalingsfraude voorkomen en onze rechten in rechte verdedigen. U kunt zich tegen deze verwerkingen verzetten (sectie 8).

Verplichte gegevens. De velden die bij de bestelling als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren: zonder deze gegevens kunnen wij uw bestelling niet verwerken. Voor een professional is het geldige btw-nummer nodig om een levering zonder Belgische btw te genieten; zonder dit nummer wordt de Belgische btw toegepast. De overige gegevens (telefoon indien facultatief, klantenaccount, nieuwsbrief) zijn facultatief.

3. Waar komen uw gegevens vandaan?

De meeste gegevens komen rechtstreeks van u (bestelling, account, formulier, e-mail). Sommige komen van derden:

  • het resultaat van de controle van uw btw-nummer, verkregen via het VIES-systeem van de Europese Commissie;
  • de status van uw betaling, meegedeeld door de betalingsdienstaanbieder of door Klarna (betaling aanvaard of geweigerd, zonder de details van de beoordeling), en indicatoren van fraudevisico die door Shopify worden berekend;
  • de leveringstracking, meegedeeld door het transport- en leveringsbedrijf dat uw pakket behandelt;
  • voor de online herroeping, de gegevens van uw bestelling, die de aanbieder van het formulier in onze Shopify-winkel uitleest (sectie 5).

4. Cookies en trackers

Strikt noodzakelijke cookies. Onze website, die door Shopify wordt gehost, gebruikt cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan: winkelmandje, keuze van taal en valuta, beveiliging, fraudepreventie, betaling en registratie van uw cookiekeuzes. Zij zijn onmisbaar voor de dienst die u vraagt. Zij worden dus zonder uw toestemming geplaatst (art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018).

Technische gegevens en Shop-dienst. Om de website te laten werken en te beveiligen, verzamelt Shopify ook technische gegevens (bijvoorbeeld foutenlogboeken en prestatiemetingen) en kan Shopify vanaf het domein shop.app een technische cookie plaatsen die nodig is voor de Shop-aanmeldingsdienst. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de werking en de beveiliging van de website; zij worden door Shopify verwerkt (sectie 6).

Statistische en marketingcookies. Shopify biedt statistische cookies (bijvoorbeeld om het websitebezoek te meten) en marketingcookies aan. Indien zij op onze website worden gebruikt, worden zij enkel geplaatst als u ze aanvaardt in de cookiebanner die bij uw eerste bezoek verschijnt. U kunt ze even eenvoudig weigeren als aanvaarden; een weigering belet u niet om de website te gebruiken of te bestellen. De aldus verzamelde gegevens worden door Shopify verwerkt (sectie 6).

Duur en intrekking van de toestemming. De duur van elke cookie staat in het cookiebeleid van Shopify: https://www.shopify.com/legal/cookies. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, even gemakkelijk als u ze hebt gegeven: gebruik daarvoor de link « Cookievoorkeuren » onderaan elke pagina (rubriek « Algemene voorwaarden en beleid »), of verwijder de cookies van deze website in uw browser. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de plaatsing vóór de intrekking.

5. Online herroeping

Wanneer u de functie « Hier de overeenkomst herroepen » gebruikt, verwerkt E.L.G.A. SRL, om uw herroeping te beheren (wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG):

  • uw naam, e-mailadres, bestelnummer en bestelgegevens (artikelen, prijzen, adressen), die het formulier in onze Shopify-winkel terugvindt;
  • de inhoud van uw verklaring (de reden van de herroeping is altijd facultatief);
  • technische gegevens: IP-adres, datum en uur, type browser, die dienen om het formulier te beveiligen en de datum van uw verklaring te bewijzen.

Deze gegevens worden voor onze rekening verwerkt door onze verwerker 401layers UG (haftungsbeschränkt), Dorothea-Erxleben-Str. 1a, 40721 Hilden, Duitsland, in het kader van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). 401layers doet zelf een beroep op de volgende verwerkers: Shopify International Limited (Ierland), Amazon Web Services (hosting in Frankfurt), Vercel (hoofdzakelijk in Europese datacenters), Hetzner (Duitsland), Aiven (Finland), Crisp (Frankrijk, support) en PostHog. Amazon Web Services, Vercel en PostHog zijn in de Verenigde Staten gevestigde vennootschappen: elke doorgifte naar de Verenigde Staten wordt omkaderd door het EU-U.S. Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795), waarvoor deze vennootschappen gecertificeerd zijn, of bij gebrek daaraan door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Het formulier wordt weergegeven in een ingesloten kader dat door 401layers wordt geleverd (domein euwiderrufsbutton.de) en dat eigen technische cookies kan plaatsen, die nodig zijn voor de werking ervan en voor de bescherming tegen bots.

De herroepingsverklaringen worden 6 jaar bewaard en daarna verwijderd.

6. Wie ontvangt uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel meegedeeld aan de ontvangers die nodig zijn voor de bovenstaande doeleinden. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en delen ze niet met reclamebureaus.

Onze verwerkers (zij handelen op onze instructies, in het kader van een overeenkomst conform art. 28 AVG):

  • Shopify International Limited (Dublin, Ierland), aanbieder van ons platform voor de onlinewinkel: hosting van de winkel, bestelling, betaling, bestel-e-mails, klantenaccount en verzending van de nieuwsbrief;
  • 401layers UG (Duitsland): online herroepingsformulier (sectie 5);
  • onze externe boekhouder, die de gegevens ontvangt die op onze facturen en boekhoudkundige stukken staan (naam, adres, in voorkomend geval vennootschap en btw-nummer, artikelen, bedragen) om onze boekhouding te voeren en onze belastingaangiften op te stellen. Voor zijn eigen wettelijke verplichtingen als professional (met name de voorkoming van witwassen) handelt hij als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Ontvangers die als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken handelen (zij gebruiken uw gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid, volgens hun eigen privacybeleid):

  • Shopify, voor bepaalde functies (bijvoorbeeld de Shop-applicatie en fraudepreventie), waarbij Shopify ook informatie gebruikt die voortkomt uit uw interacties met andere handelaars: zie https://privacy.shopify.com/fr;
  • Betalingsdienstaanbieders: Shopify Payments, voor betalingen met kaart (Visa, Mastercard, American Express, Maestro) en met Bancontact, evenals de erkende betalingsinstellingen die deze dienst samen met Shopify verlenen, de kaartnetwerken en het Bancontact-systeem; als u met Apple Pay of Google Pay betaalt, Apple of Google, voor de werking van hun wallet, volgens hun eigen privacybeleid; bij een overschrijving, uw bank en de onze;
  • Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Zweden (ondernemingsnummer 556737-0431), kredietinstelling erkend door de Zweedse financiële toezichthouder (Finansinspektionen), indien u ervoor kiest met Klarna te betalen. Wij geven Klarna de gegevens door die nodig zijn voor uw aanvraag: identiteit, contactgegevens, factuur- en leveringsadressen, bedrag en inhoud van de bestelling. Klarna controleert uw identiteit en, afhankelijk van de gekozen optie, uw kredietwaardigheid, onder haar eigen verantwoordelijkheid (zie sectie 9). Bij de optie « Binnen 30 dagen betalen » dragen wij onze vordering tot betaling van uw bestelling aan Klarna over. Voor uw gegevens kunt u contact opnemen met Klarna via dataprotectie@klarna.be; haar privacybeleid in het Frans: https://cdn.klarna.com/1.0/shared/content/legal/terms/0/fr_be/privacy;
  • de transport- en leveringsbedrijven die uw pakket behandelen, die uw naam, leveringsadres, telefoon en e-mail ontvangen voor de levering en de tracking;
  • Overheden: Federale Overheidsdienst Financiën en andere autoriteiten, wanneer de wet dit oplegt; het VIES-systeem (Europese Commissie en nationale belastingadministraties) voor de controle van een btw-nummer.

7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven de voorkeur aan dienstverleners die in de Europese Unie gevestigd zijn. Sommige ontvangers kunnen gegevens echter buiten de EER verwerken:

  • Canada (Shopify Inc., moedermaatschappij van Shopify International Limited): adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (besluit 2002/2/EG);
  • Verenigde Staten:
    • Amazon Web Services, Vercel en PostHog (verwerkers van 401layers): EU-U.S. Data Privacy Framework (besluit (EU) 2023/1795), waarvoor deze vennootschappen gecertificeerd zijn;
    • Amerikaanse vennootschappen van de Shopify-groep: passende waarborgen waarin artikel 46 van de AVG voorziet, met name de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Klarna verwerkt uw gegevens onder haar eigen verantwoordelijkheid; voor haar eventuele doorgiften, zie haar privacybeleid.

U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen (bijvoorbeeld de modelcontractbepalingen) verkrijgen door te schrijven naar info@metalmemory.be.

8. Uw rechten

U hebt het recht:

  • uw gegevens te raadplegen en er een kopie van te verkrijgen;
  • ze te laten rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn;
  • ze te laten wissen, tenzij wij ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
  • de beperking van de verwerking te verkrijgen;
  • de gegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat en ze te laten doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (overdraagbaarheid), voor verwerkingen op basis van uw toestemming of van de overeenkomst;
  • uw toestemming op elk moment in te trekken (nieuwsbrief: afmeldlink in elke e-mail of verzoek via info@metalmemory.be), zonder invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Recht van bezwaar. U kunt zich op elk moment, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, verzetten tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd (sectie 2). U kunt zich ook op elk moment en zonder motivering verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing: wij stoppen dan dit gebruik.

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@metalmemory.be of per post naar het adres in sectie 1. Wij antwoorden binnen een maand. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd indien het verzoek complex is of indien wij veel verzoeken ontvangen; wij brengen u daarvan dan in de eerste maand op de hoogte (art. 12.3 AVG). Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij u om bijkomende informatie vragen om ze te bevestigen. De uitoefening van uw rechten is kosteloos.

Voor de verwerkingen die Klarna of Shopify als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken uitvoeren, kunt u zich ook rechtstreeks tot hen wenden.

9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Metal Memory neemt geen enkel besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking en dat rechtsgevolgen voor u zou hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate zou treffen.

Shopify bezorgt ons voor elke bestelling een indicatie van het fraudevisico. Deze indicatie is een hulpmiddel: de beslissing om een bestelling te aanvaarden of te annuleren wordt door een persoon van ons team genomen. U kunt ons om uitleg vragen en de beslissing betwisten via info@metalmemory.be.

Betaling met Klarna. Als u voor Klarna kiest, controleert Klarna uw identiteit en beoordeelt zij, afhankelijk van de betalingsoptie, uw kredietwaardigheid, met name op basis van de gegevens van uw bestelling, haar eigen gegevens en, in voorkomend geval, gegevens van kredietbureaus. Klarna beslist alleen of zij de betaling met Klarna en de opties die zij u voorstelt aanvaardt of weigert. Dit besluit kan uitsluitend door geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, worden genomen in de zin van artikel 22 van de AVG: het valt onder de verantwoordelijkheid van Klarna, niet van Metal Memory. U kunt Klarna om menselijke tussenkomst vragen, uw standpunt kenbaar maken en het besluit betwisten. De informatie over de gebruikte logica en uw rechten staat in de privacyverklaring van Klarna (Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Zweden; dataprotectie@klarna.be): https://cdn.klarna.com/1.0/shared/content/legal/terms/0/fr_be/privacy. U kunt ook een klacht tegen Klarna indienen bij de Zweedse gegevensbeschermingsautoriteit (Integritetsskyddsmyndigheten) of bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (sectie 10). Metal Memory ontvangt enkel het resultaat (betaling aanvaard of geweigerd), niet de details van de beoordeling. Weigert Klarna, dan kunt u met een ander voorgesteld betaalmiddel betalen.

10. Klacht

Indien u meent dat wij uw rechten niet respecteren, neem dan eerst contact met ons op via info@metalmemory.be: wij zoeken een oplossing. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (Autorité de protection des données, APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Tel. +32 (0)2 274 48 00 (werkdagen, van 9 tot 12 uur)
contact@apd-gba.be – https://www.autoriteprotectiondonnees.be

U kunt zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar u verblijft, waar u werkt of waar de inbreuk zou hebben plaatsgevonden (art. 77 AVG).

11. Minderjarigen

Onze producten zijn bedoeld voor volwassenen. De inschrijving van een kind jonger dan 13 jaar op de nieuwsbrief vereist de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger (art. 8 AVG en art. 7 van de Belgische wet van 30 juli 2018). Indien u vaststelt dat een kind ons zonder deze toestemming gegevens heeft bezorgd, schrijf ons dan: wij zullen ze verwijderen.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: versleutelde verbinding (HTTPS), toegang tot het beheer van de winkel beperkt tot personen die deze nodig hebben, en keuze van dienstverleners die voldoende garanties bieden. In geval van een inbreuk op de gegevens die een hoog risico voor u inhoudt, brengen wij u daarvan op de hoogte.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld als wij een dienstverlener of een dienst toevoegen. De datum van « Laatst bijgewerkt » geeft de geldende versie aan. Bij een belangrijke wijziging brengen wij u daarvan op de hoogte via een zichtbare mededeling op de website of per e-mail.